Büroumzug

Eine verantwortliche Person und ein Plan

Bei einem Firmenumzug gibt es viel zu beachten, aber die Aufteilung ist einfach: Alle kümmern sich um ihren eigenen Arbeitsplatz, und eine Person kümmert sich um den Rest – die Gemeinschaftsräume, die Akten, die IT, das Umzugsunternehmen. Diese Person braucht eine Liste: was mitkommt, wohin es kommt und wer es packt.

Legen Sie den Termin auf ein Wochenende oder auf das Ende eines Arbeitstags, und rechnen Sie von dort zurück. Ganz oben auf Ihrer Checkliste für den Firmenumzug stehen die Aufgaben, die am längsten dauern: das Umzugsunternehmen buchen, den Internetanschluss in den neuen Räumen beauftragen (er gehört zu dem, was sich am langsamsten organisieren lässt) und einen Grundriss des neuen Büros anfertigen, auf dem steht, wo jede Person und jeder Raum sein wird.

Kartons nach Person und nach Raum

Die Regel beim Wohnungsumzug – jeder Karton gehört zu einem Zielraum – wird im Büro zu: Jeder Karton gehört zu einer Person oder zu einem Raum. Am neuen Standort kommt jeder Karton direkt an den richtigen Schreibtisch oder in den richtigen Raum, ohne dass ihn jemand öffnen muss.

• Alle packen ihren eigenen Schreibtisch, und ihre Kartons tragen ihren Namen.
• Die Gemeinschaftsräume – Besprechungsräume, Teeküche, Archiv – haben eine verantwortliche Person und Kartons mit dem Namen des Raums.
• Jeder Karton bekommt eine Nummer. Die Nummer verbindet den Karton mit der Liste.

Die IT-Geräte

• Fotografieren Sie die Anschlüsse an jedem Arbeitsplatz, bevor Sie etwas ausstecken.
• Kabel, Ladegeräte und Peripheriegeräte jeder Person kommen in einen Beutel mit ihrem Namen, und der Beutel in ihren Karton.
• Monitore werden aufrecht und eingepackt transportiert, wie jeder Bildschirm.
• Laptops und Daten bleiben bei der jeweiligen Person oder bei der verantwortlichen Person – sie kommen nicht in den Lkw.

Die Akten

Papierakten ziehen um, wie sie sind: die Ordner in ihrer Reihenfolge, und die Kartons in genau dieser Reihenfolge nummeriert. Akten, die durcheinander ankommen, wieder zu ordnen, kostet Wochen.

Am Montag

Das Ziel: Alle finden ihren eigenen Schreibtisch mit ihren eigenen Kartons, die Geräte angeschlossen oder bereit zum Anschließen, und was fehlt, taucht auf, ohne dass man das ganze Büro fragen muss. Eine gemeinsame Inventarliste, mit dem Inhalt jedes Kartons und dem Raum, in den er gekommen ist, leistet genau das.