Mudanza de oficina

Un responsable y un plan

En una mudanza de oficina, cada persona se ocupa de su puesto y alguien se ocupa del resto: las salas comunes, el archivo, la informática, la empresa de mudanzas. Esa persona necesita una lista: qué se lleva, adónde va y quién lo embala.

Fije la fecha en un fin de semana o al final de una jornada, y cuente hacia atrás. Lo primero en su plan de mudanza de oficinas son las tareas que más tardan: contratar la empresa de mudanzas, pedir la conexión a internet en el local nuevo (es de lo que más tarda en llegar) y tener un plano de la oficina nueva con el sitio de cada persona y de cada sala.

Cajas por persona y por sala

La regla de una mudanza de casa — cada caja pertenece a una habitación de destino — en una oficina pasa a ser: cada caja pertenece a una persona o a una sala. En el local nuevo, cada caja va directa a la mesa o a la sala que le corresponde, sin que nadie tenga que abrirla.

• Cada persona embala su propio puesto, y sus cajas llevan su nombre.
• Las salas comunes — salas de reuniones, cocina, archivo — tienen un responsable y cajas con el nombre de la sala.
• Todas las cajas llevan número. El número es lo que une la caja con la lista.

El equipo informático

• Fotografíe las conexiones de cada puesto antes de desenchufar nada.
• Cables, cargadores y periféricos de cada persona, en una bolsa con su nombre, dentro de su caja.
• Los monitores, de pie y envueltos, como cualquier pantalla.
• Portátiles y datos, con cada persona o con el responsable — no en el camión.

El archivo

El archivo en papel se traslada tal como está: las carpetas en el orden en que están, y las cajas numeradas en ese mismo orden. Un archivo que llega desordenado cuesta semanas volver a ordenarlo.

El lunes

El objetivo es que cada persona encuentre su mesa con sus cajas, su equipo conectado o listo para conectar, y que lo que falte aparezca sin tener que preguntar a toda la oficina. Una lista de inventario compartida, con lo que lleva cada caja y la sala a la que fue, lo consigue.