Déménagement de bureau

Un responsable, et un plan

Dans un déménagement de bureau, chacun s’occupe de son poste et quelqu’un s’occupe du reste : les espaces communs, les archives, l’informatique, les déménageurs. Cette personne a besoin d’une liste — ce qui part, où ça va, et qui l’emballe.

Fixez la date un week-end ou en fin de journée, et comptez à rebours. Les premières tâches de votre checklist de déménagement d’entreprise sont celles qui prennent le plus de temps : réserver les déménageurs, faire installer l’accès à internet dans les nouveaux locaux (c’est l’une des choses les plus longues à obtenir), et dresser un plan des nouveaux bureaux avec la place de chaque personne et de chaque salle.

Des cartons par personne et par salle

La règle d’un déménagement de maison — chaque carton appartient à une pièce de destination — devient, au bureau : chaque carton appartient à une personne ou à une salle. Dans les nouveaux locaux, chaque carton va directement au bon poste ou dans la bonne salle, sans que personne ait à l’ouvrir.

• Chacun emballe son propre poste, et ses cartons portent son nom.
• Les espaces communs — salles de réunion, coin café, archives — ont un responsable et des cartons au nom de la salle.
• Chaque carton reçoit un numéro. C’est le numéro qui relie le carton à la liste.

Le matériel informatique

• Photographiez les branchements de chaque poste avant de débrancher quoi que ce soit.
• Câbles, chargeurs et périphériques de chaque personne vont dans un sachet à son nom, à l’intérieur de son carton.
• Les écrans d’ordinateur voyagent debout et emballés, comme tout écran.
• Ordinateurs portables et données restent avec chaque personne, ou avec le responsable — pas dans le camion.

Les archives

Les archives papier déménagent telles quelles : les dossiers dans l’ordre où ils sont, et les cartons numérotés dans ce même ordre. Des archives qui arrivent mélangées demandent des semaines de reclassement.

Le lundi

L’objectif : que chacun retrouve son bureau avec ses cartons, son matériel branché ou prêt à brancher, et que ce qui manque se retrouve sans avoir à interroger tout le monde. Une liste d’inventaire partagée, avec le contenu de chaque carton et la salle où il est allé, permet exactement cela.