Mudança de escritório

Um responsável, e um plano

Numa mudança de escritório, cada pessoa trata do seu posto e alguém trata do resto: as salas comuns, o arquivo, a informática, o transporte. Esse alguém precisa de uma lista — o que vai, para onde, e quem embala.

Marque a data para um fim de semana ou um fim de dia, e conte para trás: a encomenda do transporte, a ligação da internet no espaço novo (é das que demoram mais), a planta do escritório novo com o lugar de cada pessoa e de cada sala.

Caixas por pessoa e por sala

A regra de uma mudança de casa — cada caixa pertence a uma divisão de destino — num escritório passa a ser: cada caixa pertence a uma pessoa ou a uma sala. No espaço novo, cada caixa vai direta para a secretária ou para a sala certa, sem ninguém ter de a abrir.

• Cada pessoa embala o seu posto, e as caixas levam o nome dela.
• As salas comuns — reuniões, copa, arquivo — têm um responsável e caixas com o nome da sala.
• Todas as caixas com número. É o número que liga a caixa à lista.

O equipamento informático

• Fotografe as ligações de cada posto antes de desligar.
• Cabos, carregadores e periféricos de cada pessoa num saco com o nome dela, dentro da caixa dela.
• Monitores de pé, embrulhados, como qualquer ecrã.
• Portáteis e dados, com cada pessoa ou com o responsável — não no camião.

O arquivo

O arquivo em papel muda como está: as pastas pela ordem em que estão, e as caixas numeradas pela mesma ordem. Um arquivo que chega baralhado custa semanas a reorganizar.

Na segunda-feira

O objetivo é que cada pessoa encontre a sua secretária com as suas caixas, o equipamento ligado ou pronto a ligar, e que qualquer coisa que falte se encontre sem perguntar a toda a gente. Uma lista partilhada, com o conteúdo de cada caixa e a sala para onde foi, faz isso.